Travail collaboratif sur les projets

Avec la Bureautique2.0

Tous les ans, j'encadre plusieurs projets d'étudiants[1]. Les projets durent de septembre à mars et le cycle de vie est constitué d'itérations, chacune en général de 3 semaines. A chaque fin d'itération, il y a une revue à laquelle je participe. Les étudiants produisent des documents, qui sont évalués lors des revues. Oui, même avec les méthodes agiles et Scrum, il y a de la documentation à produire.

Il n'y a pas si longtemps de cela, les étudiants devaient fournir un exemplaire papier 3 jours avant la revue[2]. Ces dernières années, le papier a disparu : les documents réalisés avec des outils bureautique classiques m'étaient envoyés par fichier attaché à un message. C'était très hétérogène, il y avait du pdf, des sorties de la suite Office Microsoft ou de OpenOffice. Une autre technique utilisée parfois était le téléchargement des fichiers à partir du site du projet où les étudiants mettaient leurs documents, une fois finis.

L'année dernière, il y a eu des progrès significatifs dans la communication au sein de l'équipe et avec les enseignants, avec l'apparition de forums et des wikis dédiés aux projets. Une bonne partie du travail des étudiants n'est pas effectuée à l'université mais chez eux et ils utilisent déjà des outils collaboratifs avec des dépôts distants pour gérer leurs sources[3]. Les wikis, les forums, mais aussi la messagerie instantanée ou l'IRC sont des techniques que les étudiants utilisent naturellement, et ils sont employés aussi pour communiquer des informations relatives à leur projet.

Mais ce n'est pas pratique pour les documents.

Cette année nous avons demandé aux étudiants de mettre toute la documentation de leur projet sur GoogleDocs. De mon point de vue, c'est pour l'instant extrêmement satisfaisant. Je n'ai pas à attendre le dernier moment pour prendre connaissance du document, je peux faire des commentaires, le modifier. Je peux organiser les documents dans des dossiers pour les différents projets que je suis. Il est possible d'y mettre du texte[4], des feuilles de calcul[5] et même des présentations. On peut importer ou exporter facilement des (ou vers) les outils classiques. Les fonctions offertes sont largement suffisantes pour nos besoins. Les différentes révisions du document sont conservées, je peux même savoir quels étudiants y ont collaboré et à quel moment. Il m'est possible de collaborer régulièrement plutôt que de faire un contrôle a posteriori.

Bref, pour l'usage que nous en avons sur les projets, la Bureautique2.0 représente un progrès considérable.

Notes

[1] de l'IUP ISI à Toulouse

[2] heureusement, il y avait moins d'itérations, donc moins de revues

[3] dépôts CVS ou SVN

[4] pour les documents comme la Vision ou l'Architecture du logiciel

[5] pour le backlog de produit, le plan d'itération

Commentaires

1. Le mercredi 17 octobre 2007, 00:58 par Avangel

Encore faut-il que les enseignants et stakeholders s'interessent au projet...

L'année dernière, pour notre projet, nous avions déballé tout l'attirail : wiki avec avancement et docs en ligne + notifications des modifs par mail, Google docs pour le suivi des sprints, le tout partagé et consultable etc. Bilan : à part l'équipe, les principaux intéressés par cet effort de communication se sont connecté dessus... lors de la mise en service. Tout ça pour nous reprocher 3 mois avant la fin du projet que nous étions partis dans la mauvaise direction depuis le départ... Sans commentaire.

Le bon déroulement d'un projet en Scrum repose beaucoup sur les personnes qui prennent parti au projet. Du côté client comme du côté équipe, un manque d'implication peut avoir un impact conséquent sur sa réussite.

2. Le vendredi 19 octobre 2007, 20:41 par sylvek

malheureusement et dans beaucoup de projet, il arrive que les personnes les plus impliqués ne soient pas les bonnes ... et malheureusement tous les outils au monde pour facilité la communication n'y feront rien ...
il faut savoir cibler les personnes qui pourront aider le projet à s'améliorer et
parfois ces personnes ne sont pas celles qui avalisent le travail effectué !