Artisanat de la formation inter

Une session de formation ouverte au public à une date fixée, avec des participants venant de différentes entreprises est appelée inter-entreprises, par opposition à la formation intra, session organisée uniquement avec des participants d'une seule entreprise et dans ses locaux.

L'organisation de formations inter-entreprises est l'apanage presque exclusif d'organismes spécialisés, disposant de moyens puissants, notamment pour la vente et le marketing. Cependant depuis quelques années, nous sommes quelques-uns, en particulier à la Fédération Agile, à proposer des alternatives à cette formation industrielle.

Pour ma part, j'ai commencé à proposer des formation Scrum inter début 2010. Depuis je propose environ 3 sessions par semestre, maintenant sur Scrum, Kanban et les Innovation Games.

Ce n'est pas une sinécure. A côté de son cœur de métier qui est de donner la formation, un artisan formateur inter a de nombreuses choses à faire en plus. Voilà un exemple de ce que j'ai fait, depuis en gros un mois, pour mes 2 formations inter proposées en novembre.

Avant

La difficulté principale vient du fait que la session doit avoir un nombre minimal de participants pour être viable (MVS). Le risque majeur est d'avoir quelques inscrits mais pas assez pour la maintenir. On va donc essayer d'avoir la MVS le plus tôt possible, en tout cas pas trop tard, pour déclencher la réservation de la salle et autres décisions irréversibles.

  • Annoncer la session, comme ou , plus un peu sur Twitter.
  • Faire une petite campagne d'emailing, comme celle-là ou celle-ci.
  • Pré-réserver une salle, mais sans s'engager. Pour ma formation Scrum, la salle habituelle n'étant pas disponible, cela m'a demandé d'en rechercher une autre et de la visiter pour s'assurer qu'elle conviendrait.
  • Choisir le demandeur d'emploi parmi les candidats. A chaque formation Scrum, je propose une place gratuite pour un demandeur d'emploi et cette fois, il y a eu beaucoup de personnes intéressées.
  • Le plus pénible : il faut faire de l'administratif, préparer des conventions, faire des devis, envoyer des programmes, éventuellement les revoir et faire cela plusieurs fois, surtout quand cela passe par une OPCA.
  • Relancer les personnes qui se sont montrées intéressées mais ne se sont pas inscrites.
  • Prendre une décision le plus tard possible mais pas trop tard sur le maintien d'une session. En cas de formation prévue en co-training, évaluer en plus le maintien ou pas de 2 animateurs.
  • Réserver fermement la salle et relancer pour la remplir sans toutefois dépasser la limite haute de participants.
  • Préparer les supports de cours, commander les livres fournis aux participants.
  • Râler quand quelqu'un reporte ou tombe malade au dernier moment… comme c'est arrivé pour la formation Innovation Games de vendredi dernier.
  • Envoyer les convocations avec plan d'accès.
  • Imprimer les feuilles de présence, d'évaluation…

Après

  • Envoyer à un participant ce qu'on lui a promis pendant la formation : article, lien, présentation…
  • Mettre les photos en ligne. Éventuellement faire un billet de blog.
  • Envoyer les attestations de présence.
  • Faire les dossiers quand cela passe par une OPCA.
  • Envoyer les factures avec copie de la feuille d'émargement (et bien souvent relancer pour obtenir le paiement).
  • Payer la salle.
  • Faire les comptes et rétrocéder les honoraires quand il y a eu animation à deux.
  • Décider de la date de la prochaine session.

Tout cela prend beaucoup de temps, alors que l'artisan formation inter aimerait se consacrer à ce qui l'intéresse plus, la pédagogie, la qualité et l'innovation dans les formations, ainsi qu'à l'accompagnement de ses clients, car il est aussi et d'abord un coach'agile, comme dirait Alex.

Heureusement, les formations inter apportent beaucoup de satisfaction aux animateurs artisans, ainsi qu'aux participants. Mais ça serait bien de moins galérer pour arriver à la MVS, afin que l'artisan formateur inter continue à avoir suffisamment d'énergie pour proposer des sessions alternatives à la formation industrielle. Faites vos demandes plus tôt. Parlez de nous à vos responsables formation. Dites-nous quelles autres sessions vous intéressent.

Et pour que cela soit plus transparent, je propose de rendre visibles les limites basse et haute de participants pour mes prochaines sessions.

Commentaires

1. Le lundi 18 novembre 2013, 14:59 par Pascal

Tout à fait d'accord, c'est du vécu !
Pour ma dernière formation SysML en inter à Toulouse, n'ayant pas eu le MVS, j'ai fini par la faire chez moi pour ne pas l'annuler ... Artisanat :-)