Le calendrier visuel, un outil de suivi très agile

Ce billet est l'œuvre d'un blogueur invité, Bruno Sbille.

Calendrier visuel 1

Bruno écrit régulièrement sur Scrum, les méthodes agiles et le management de projets ; il publie sur son blog Scrum and Agile in Belgium, en français et en anglais.


Lors de la dernière release de notre projet j’ai eu à travailler avec une équipe de 7 personnes. Or parmi les membres de l’équipe, personne n’était staffé à 100 % sur le projet.
Pour vous décrire la situation, nous avions:

  • Deux personnes à 80% sur le projet
  • Deux personnes à mi-temps
  • Un expert qui devait prester 15 jours sur le projet, sur une durée de 3 mois
  • Une personne à 20% sur le projet
  • Une personne qui devait intervenir 5 jours sur le projet, mais quand cette personne était présente…toute l’équipe devait être présente.

Cette situation aurait pu tourner au cauchemar… comment être sûr que chacun ait le bon niveau d’information ? Comment communiquer ? Comment fixer une réunion ? Comment lorsqu’un développeur « preste » sur le projet, être sûr que « la webdesigneuse » soit là etc…

Bon j’avais d’abord pensé vous dire que j’avais inventé un nouvel outil élaboré avec un algorithme de calcul très avancé, des technologies de pointes de planning et un module de gestion des disponibilités. Mais rassurez-vous, il n’en est rien les amis. La vérité est bien plus simple !

Rendez-le tout V-I-S-U-E-L

En fait ces « problématiques » ont été réglées assez rapidement car nous utilisions un «calendrier visuel» : un outil de suivi et de communication extrêmement simple à mettre en place, et néanmoins très puissant.

Le calendrier visuel consiste en une grande feuille de papier (type paperboard) sur laquelle on réalise un calendrier de la durée du sprint et sur lequel on colle des post-it. Voici comment procéder:

De quoi avez-vous besoin pour créer le "calendrier visuel" ?

  1. Lors du sprint planning, nous réalisons le calendrier visuel sur le mois courant. Une bonne pratique est de le faire correspondre à la durée de votre sprint. Exemple: imaginons que votre sprint n°2 se déroule du 19 octobre au 13 novembre. Vous savez aussi que la planification du sprint n°3 se fera le 15 novembre. Vous réalisez donc votre calendrier du 19 octobre au 15 novembre.
  2. Sur le calendrier vous identifiez les jours fériés, ou les jours éventuels de fermeture de votre client.
  3. On place sur le calendrier les dates importantes déjà négociées avec le Product Owner ou le client : démos spéciales, revue de sprint, go live,…
  4. Chaque intervenant (Team Member, Scrum Master et Product Owner) est identifié par une couleur.Calendrier visuel 2
  5. Chaque membre de l'équipe spécifie ses éventuelles vacances et disponibilités sur le calendrier. On distingue les jours "ON", la personne est sur le projet, et les jours "OFF", la personne n’est pas disponible sur le projet.

Ensuite à vous de jouer avec les concepts de jour ON et OFF, afin de ne pas surcharger votre calendrier et d’avoir une visibilité maximum. Dans notre exemple les personnes à temps plein précisent leurs jours d’absences jours OFF, pour les personnes à mi–temps, elles précisent leurs jours de présence "jours ON".

  • Exemple1 : Bob est à 80% sur le projet, il ne sera pas disponible pendant 4 jours sur le sprint, il colle 4 post-its de sa couleur sur le calendrier avec la mention «Bob OFF», ces jours là il n’est pas présent sur le projet
  • Exemple2 : Gérard preste 2 jours sur le projet, il place 2 post-its de sa couleur avec la mention «Gérard ON» sur le calendrier.

Tout évènement important est ajouté en cours de sprint : présence du Product Owner, réunion éventuelle, déplacement à l’extérieur (et donc indisponibilité) etc... Afin de conscientiser l’équipe à l’importance que nous donnons à cet outil, chaque mois une personne différente le réalise (temps de réalisation entre 5 et 15 minutes). C’est aussi l’occasion pour chacun d’y aller d’un soupçon de créativité.

Calendrier visuel  FR« Okay Bruno, c’est bien ce que tu nous racontes mais, tu nous dis d’être visuel et dans ton article tu écris plein de texte… »,
« Bruno je dois dire… là je suis un peu perdu… »
Ok tu as raison mon ami voici donc les points 1 à 6 réexpliqués de manière plus visuelle (cliquer pour agrandir).

This is it !

Une fois cet outil réalisé vous pourrez instantanément répondre à des questions comme :

  • Team Member: « Quand Gérard est-il présent ? J’ai besoin de lui pour finaliser mon module ! »
  • Product Owner: « J’aimerais valider les User Stories terminées, quel est le meilleur jour pour que je vienne cette semaine ? »
  • Team Member: « Quand organiser notre meeting avec le client et notre expert technique ? »
  • Team member: « il vient quand le Product Owner ? »
  • X: « C’est quand encore la démo ? J’ai pas reçu l’invitation ? »
  • Scrum Master: « Quel est le meilleur jour pour offrir un verre à l’équipe ? »

et cerise sur le gâteau… ça fonctionne même en cas de panne du réseau, virus ou autre problème informatique ! Comme toujours, faites évoluer votre outil au fur et à mesure des sprints et en fonction des différents feedbacks des participants !

Comme toujours, je ne vous demande pas de me croire…je vous invite juste à essayer. Allez-y, testez cet outil, personnalisez le à votre façon, inventez vos propres règles…et donnez moi du feedback sur votre expérience

Bonne visualisation à tous.

Bruno

Présentation de l'auteur

Bruno SbilleJe suis dans la consultance ICT & Business depuis plus de 10ans. En plus de mes expériences en gestion de projet, ces quatre dernières années j'ai pu découvrir de nouveaux ustensiles à ajouter dans ma boîte à outils : Scrum, Agile, la PNL, le Coaching, Le "People Management", Diverses Techniques de Créativité etc...
Ma passion : mettre les gens ensemble et "y arriver" tout en gardant du sens.
Je blogue régulièrement sur Scrum, Agile et le Management : Scrum and Agile in Belgium.

Commentaires

1. Le vendredi 04 décembre 2009, 11:49 par David

il ne manque plus qu'une webcam pour consulter le calendrier lorsqu'on est pas là ;-)

2. Le vendredi 04 décembre 2009, 14:02 par Zenithar

Ne pourrait on pas plutot utiliser un calendrier GCal, avec chaque sous calendrier identifiant une ressource.

3. Le vendredi 04 décembre 2009, 14:24 par Bruno

@Zenithar d'autres systèmes sont bien entendu possibles mais j'aime la simplicité de celui-ci.

De plus la manière dont on le réalise et dont on l'utilise amène une bonne dynamique dans l'équipe

On doit discuter planning ou d'une date -> On fait une daily meeting de 5 minutes devant le calendrier.

@David pas mal du tout l'idée de la webcam :-)

4. Le vendredi 04 décembre 2009, 15:15 par Alexiane

Je trouve ça tout simplement génial :-) surtout avec des disponibilités aussi différentes dans une équipe !

L'ayant un peu pratiqué (pas avec le même degré d'aboutissement), mon côté écolo a beaucoup souffert après 2 mois, de voir tout ce papier jeté...

Du coup, je me dis qu'un tableau blanc (format paperboard, ça se fait j'en ai un dans mon bureau) dédié au calendrier pourrait être une solution au papier ...

5. Le mardi 08 décembre 2009, 09:43 par oaz

L'outil est symphatique mais n'y a-t-il pas un problème de fond (7 personnes à temps partiel !!!) qui mériterait bien plus d'attention (et de courage ?) pour améliorer le fonctionnement d'un tel projet ?

6. Le mardi 08 décembre 2009, 15:40 par Bruno

Hello oaz,

Malheureusement dans certaines structures c'est inévitable. Et je t'assure que j'aurais préféré 7 personnes à temps plein :-)

J'ai également des clients qui fonctionnent en mode "silo" un "pool" de développeur. Un "pool" d'architecte etc... Ce n'est pas l'idéal mais avec d'aussi gros client tu ne peux pas faire une révolution éclair. Si tu veux changer les choses il faut y aller doucement (sinon ils ont peur :-)

Et quelle meilleure manière de changer les choses que d'amener de l'agilité !

Maintenant même avec une équipe temps plein, cet outil a une utilité ne fût-ce que pour les vacances, les personnes en réunion à l'extérieur etc... les problématiques de planification restent présentes.

Merci pour ton commentaire en tout cas !

Bruno

Ps: l'outil n'est pas que sympathique...il est efficace :-)

7. Le lundi 14 décembre 2009, 23:09 par Clotaire

J'utilise cette approche pour la gestion des road map produits et depuis peu pour les projets web que nous menons. J'ai les mêmes remarques sur la volonté de mettre en place une "palette graphique" ou un outil de consultation à distance.
Au début j'ai même eu des réflexions de développeurs me disant que cela fera "sale" d'accrocher "ça" au mur, "tu te rends compte si un client passe, il va voir son nom au tableau" !
Mais l'efficacité l'emporte.