Ma deuxième journée aux Valtech Days

Un forum participatif

La deuxième journée des Valtech Days, le 24 octobre, était Open Space. C’est une technique de gestion de conférences, utilisée selon Valtech pour la première fois en France. Pas d’agenda préalable, il est défini par les participants, lors d’une place de marché lors de laquelle sont faites les propositions de sessions. Le cadre proposé par Valtech, c’était simplement une boite de temps de 1h40 pour la préparation de l’agenda et ensuite 3 séries de sessions de chacune une heure, séparées par une pause d’un quart d’heure.

La préparation

Lors de la phase de préparation, Eric Lefèvre a exposé les 4 règles du jeu de l'Open Space et la théorie des 2 pieds qui consiste, pour un participant, à s’en servir, c’est à dire à se barrer d’une session où il n’apporte rien pour aller voir ailleurs. Ensuite, les participants ayant une idée de sujet ont été invités à l’écrire sur une note collante, à l’énoncer et à la placer sur le tableau. Le placement laissait le choix de l’heure et de l’endroit. Comme il y avait une grande salle, où 3 groupes pouvaient se réunir et 2 petites, cela faisait 5 sessions en parallèle et 20 en tout. Il y a eu beaucoup plus que 20 propositions. Beaucoup de sujets sur l’agilité, par exemple sur qualité et agilité, forfait et agilité, client et agilité, exigences et agilité.

Il fallait donc choisir. Pour cela chaque participant a été invité à indiquer les sujets qui l’intéressaient. D’après ce que j’ai perçu, les 15 sujets les plus demandés ont été placés sur l’agenda, donc une salle, et pour tous les autres les sessions ont été invitées à se dérouler dans le hall d’accueil.

Les sessions

A l’heure dite, les personnes intéressées par un sujet se regroupent à l’endroit indiqué. J’ai assisté à 2 types de discussion :

  • les classiques de type débat avec questions, réponses et présentations d’expérience. Les interventions sont faites par quelques personnes, les autres écoutent. Un facilitateur est là pour recadrer et prendre des notes de compte-rendu. Je me suis bien servi de mes 2 pieds, mais j’ai vu quand même des grandes parties de 2 sessions de ce type, dont on peut trouver le compte-rendu sur le wiki des Valtech Days :

  • les plus participatives ou chacun est impliqué dans le travail du groupe. Au début, à l’initiative du facilitateur, chacun se présente et dit ce qu’il attend de la session. La contribution est rendue aisée par des accessoires : des notes collantes sur lequel sont écrites des idées. Ensuite les participants viennent à tour de rôle placer leurs idées (collantes) sur un tableau. Les idées similaires sont placées côte à côte. Dans un deuxième temps, le groupe vient devant le tableau pour procéder à la synthèse en regroupant physiquement les notes collantes pour dégager les idées majeures. J’ai participé à la session Recruter un bon profil agile. Nous avions des notes hexagonales et on peut voir sur les photos le nid d’abeilles coloré que nous avons constitué.

Mes impressions

La technique est bien dans l’esprit agile et a clairement permis à beaucoup de personnes de proposer des sujets et de participer activement aux débats. Pas loin de 200 personnes qui s’impliquent, c’est très positif.

Quelques critiques cependant :

  • la phase de préparation a été un peu longue, avec notamment des propositions de sujets trop nombreuses, peut-être à limiter ou regrouper
  • les sessions dans le hall ou plusieurs sessions dans la même salle, ce n’est pas l’idéal pour être efficace en groupe
  • j’ai largement préféré le type de session participatif avec facilitateur et accessoires à celui classique. Cela implique vraiment tout le groupe et pas seulement ceux qui prennent facilement la parole.
  • En principe, il y aussi une synthèse ou restitution à la fin, mais faute de temps, et de participants, elle n’a pas eu lieu. C’est dommage.

Eric Lefèvre, à l’initiative de cette expérience, parle dans son bilan des Valtech Days de la renouveler avec un événement AgileOpen l’an prochain. Et pourquoi pas un SigmaT Open Space ?