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Gérer les contrats du côté client comme du côté d’entreprise n’a rien de simple. Dans un environnement agile, où les évolutions et les changements se font très rapidement, avec des contrats flexibles, il faut lutter pour réussir à tenir la barre. Et même si Excel est très pratique pour les débuts de toutes les entreprises, ce n’est pas une solution viable à long terme.
Heureusement, il existe des outils de gestion de contrats en milieu agile qui permettent une approche plus sereine, avec des fonctionnalités tournées vers les adaptations rapides nécessaires à cette méthode de travail.
Ici, le but est d’investir un minimum de temps pour un maximum de rentabilité. Les fonctionnalités importantes vont donc comprendre :
Nous vous conseillons, en plus des fonctionnalités du logiciel, de vous renseigner sur l’entreprise qui le propose. Les autres entreprises que vous connaissez ont-elles déjà utilisé ce logiciel ? Quels sont les avis en ligne ? Y a-t-il une communauté existante, des forums qui permettent de discuter du logiciel ? Les mises à jour sont-elles régulières ? Est-il simple de contacter le service client, ou faut-il attendre plusieurs jours ?
Il est aussi nécessaire de se pencher sur le coût de cette acquisition, car il faut qu’elle vous propose un bon retour sur investissement.
Les coûts des logiciels de gestion de contrat peuvent être fixes ou personnalisés, et peuvent être mensuels ou annuels.
Les coûts fixes permettent de se faire une idée rapide sans donner d’informations au fournisseur du logiciel, mais peuvent aussi couvrir des fonctionnalités inutiles pour vos besoins. Les coûts personnalisés vous permettent de ne payer que pour ce que vous voulez, mais il vous faudra contacter chaque entreprise de logiciel pour obtenir un devis et pouvoir comparer les offres. Cependant, cela permet aussi d’établir une relation privilégiée entre entreprises, et généralement, une meilleure communication.
Ces coûts peuvent varier en fonction du nombre d’utilisateurs du logiciel, du nombre de contrats et de workflows d’approbations, d’intégrations, et peuvent aussi inclure des frais supplémentaires uniques pour migrer vos contrats actuels vers le logiciel de gestion.
N’hésitez pas à établir une estimation des pertes de rentrées d’argent engendrées par l’inefficacité du système de gestion des contrats actuel. Cela vous permettra d’avoir un palier d’achat à ne pas dépasser dans votre acquisition.
Cependant, veillez aussi à ne pas négliger le nombre de contrats supplémentaires qu’un bon logiciel de contrats vous permettrait de signer : parfois, le manque à gagner est bien plus important qu’on ne le croit.
Pour vous faire gagner du temps, nous avons testé de nombreux logiciels de gestion de contrats en nous basant sur les critères précédemment cités. Voici un top 3 des meilleurs logiciels :
Mais pour vous faire un avis sur la question, rien ne vaut le fait de se lancer : demandez une version démo dès aujourd’hui, et vous serez directement mis en relation avec un service client pour vous proposer les solutions les plus adaptées à votre entreprise.
